El envío de mail es algo que hacemos diariamente, sea en la plataforma que sea. Esta es una herramienta esencial, no sólo para nuestro trabajo, sino también para nuestro día a día.
Como te dijimos antes, hay muchas alternativas de servicio de correo, pero hubo una que llevó el récord de la más usada por años ¿adivinas cuál es? Si tenías en mente Hotmail estás en lo correcto. ¿Quién de los iniciados en los 2000-2010 no tenía una cuenta con esta plataforma? ¿o con Yahoo? que era la que le proseguía.
Hotmail fue lanzado en 1996, y fue de los primeros servicios de correo electrónico gratuitos. En 1997 fue adquirida por Microsoft y renombrada como MSN, ¿se acuerdan de este mundo? Qué melancolía. En 2013 se decidió cambiar su nombre por Outlook, acompañado por actualizaciones y mejoras en el servicio.
Qué es outlook y para qué sirve
Hoy hablaremos puntualmente de Outlook, ya que ésta fue una mutación de lo que conocemos con Hotmail, y se registra una gran cantidad de personas que siguen utilizando esta herramienta.
Outlook puede ser utilizado tanto de manera personal como empresarial. Como ésta fue creada por Microsoft tiene todas las funcionalidades como Word, Excel y PowerPoint sin la necesidad de abrir aplicaciones adicionales. Además, te permite descargarte gratuitamente tanto para pc como para dispositivos móviles.
Esta plataforma se sincroniza con OneDrive y SharePoint, que son servicios en la nube, lo cual permite compartir enlaces a archivos almacenados en la nube en lugar de enviar archivos adjuntos directamente.
Además, al utilizar Outlook, tu empresa puede establecer direcciones de correo electrónico personalizadas con el nombre de dominio de la empresa, lo que mejora la imagen profesional de tus comunicaciones.
Alternativas a Outlook
Existen muchas alternativas para descargar gratis, así que una gran parte de la elección depende de cómo te adaptas al producto que ves y las funcionalidades que más precisas en tu día a día.
Normalmente, cuando empezamos a utilizar cualquier tipo de app o plataforma nueva debemos adaptarnos al diseño y usabilidad de este producto, así que no tengas miedo de ir probando todas las herramientas que te dan estas plataformas.
- Gmail: Servicio desarrollado por Google que actualmente es considerado el más fiable y versátil del mercado. Tiene una amplia capacidad de almacenamiento y muchas características avanzadas, integrándose con otras aplicaciones como Drive y Calendar, haciendo más fácil el flujo de trabajo y la gestión de tareas diarias.
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- ProtonMail: Una de las plataformas más seguras, ya que contiene un cifrado de extremo a extremo para los mensajes. Lo cual si tu principal preocupación es la privacidad, considera esta opción ya que todos los correos están protegidos.
- Zoho Mail: En este caso, si estás interesado en una opción para tu empresa puedes tenerlo muy en cuenta. Propone una interfaz donde se enfoque la productividad y la posibilidad de trabajar en equipos.
Optimizar el envío de correos profesional
Es realmente importante utilizar los correos como una herramienta fundamental en el día a día de una empresa. Para poder redactar este tipo de contenidos tenemos que tener en cuenta la voz de la marca, pero ante todo entender que en este medio, el tipo de comunicación debe ser profesional y efectiva.
Pero, ¿Qué queremos decir con efectiva? Básicamente es que no deben quedar dudas en el correo. Si el cliente o usuario lo lee o no, es cosa de ellos, pero debe estar toda la información necesaria redactada de una forma profesional, ese sí es nuestro trabajo.
Para crear un correo correcto y optimizado nos vamos a dar cuenta con la simple “no respuesta”. Esto quiere decir que nuestro remitente no tiene dudas de lo que le enviamos porque tiene toda la información y todos los detalles de las novedades o lo que vayamos a comunicar. En el caso de que nos lluevan múltiples mails, es una alerta de que en algo nos equivocamos. Pero de los errores se aprende.
En el caso de tener que responder emails y observar múltiples respuestas que son iguales, es más conveniente reenviar un mail donde esté la información faltante, aclarando todo otra vez, para volver a no caer en este error.
La clave para que un correo sea abierto y leído empieza en el asunto del email, este tiene que ser sí o sí atractivo. Tiene que llamar a la acción, puede ser un “Gánate un descuento del 50% abriendo este mail” “Lucas, ¿acaso no estabas enterado?” Piensa ideas originales, sé claro y relevante.
Otro factor importante es la estructura del correo, ésta debe ser clara y concisa. Antes de redactar toda la información dura, haz un pequeño resumen o introducción al tema. Dar datos es una buena opción, no te olvides de seguir con la temática atractiva así siguen leyendo hasta el final. “¿Nunca te pasó que..?” “4 de cada 5 niños…”
No abrevies ni utilices jergas, el correo institucional debe mantener un tono profesional. Utiliza un lenguaje claro y conciso, evita la informalidad.
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Métricas para evaluar el rendimiento de los correos electrónicos
Y claro que sí, para todo existen ciertos datos que podemos tomar para estudiar si lo que estamos haciendo de verdad funciona o hay que considerar otras medidas. Anótate estos nombres, ya que te serán de mucha ayuda cuando empieces con el envío de correos electrónicos masivos.
- Open Rate o Tasa de Apertura: El porcentaje de personas que abren el correo. Se debe dividir el número de correos electrónicos abierto y el número de correos entregados.
- Tasa de clics o Click Thorught Rate: Indica la cantidad de destinatarios que hacen clic en algún enlace o call to action – botón de acción-. Se divide el número de clics por el número de correos entregados.
- Tasa de conversión: La cantidad de destinatarios que realizan la acción deseada después de abrir y hacer clic en el correo.
- Tasa de rebote – Bounce Rate: Los correos que no se entregaron correctamente. Esto puede ser que haya un error en el mail o es algo temporal porque tiene un buzón lleno o hay un problema técnico.
- Tiempo de permanencia: La cantidad de tiempo que están leyendo o interactuando con el correo.
De igual forma, del error se aprende. Está bueno poder ver los porcentajes de clics y el mapa de calor que realizan los usuarios en la lectura de tu email. ¿Tienes algún consejo para la comunidad? ¡Cuéntanos!
